Stichting Onderwijspas hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, met wie wij gegevens kunnen delen, hoe lang wij deze bewaren en welke rechten je hebt.

Deze Privacyverklaring heeft betrekking op:

• onderwijsprofessionals;
• contactpersonen bij onderwijsorganisaties;
• contactpersonen en vertegenwoordigers van Partners;
• bezoekers van onze website;
• personen die contact met ons opnemen of informatie aanvragen.

Deze Privacyverklaring sluit aan op de Algemene Voorwaarden en Cookieverklaring van Onderwijspas.

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?

Stichting Onderwijspas
Statutair gevestigd te Den Haag
KvK-nummer: 64386589

E-mail: info@onderwijspas.nl
Website: www.onderwijspas.nl

Onderwijspas is verwerkingsverantwoordelijke voor verwerkingen waarbij Onderwijspas het doel en de essentiële middelen van de verwerking bepaalt.

Voor bepaalde onderdelen van onze dienstverlening werken wij samen met externe dienstverleners. Wanneer een externe dienstverlener persoonsgegevens uitsluitend namens en volgens instructies van Onderwijspas verwerkt, treedt deze partij voor die verwerking op als verwerker.

De privacyrechtelijke rol wordt steeds bepaald aan de hand van de feitelijke verwerking. Autoriteit Persoonsgegevens

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke persoonsgegevens wij verwerken hangt af van jouw relatie met Onderwijspas en de wijze waarop je onze dienstverlening gebruikt.

Onderwijsprofessionals

Wij kunnen onder meer verwerken:

• voor- en achternaam;
• e-mailadres en telefoonnummer;
• account- en registratiegegevens;
• functie of functiegroep;
• naam en eventueel vestigingsplaats van de onderwijsorganisatie;
• gegevens die noodzakelijk zijn om te controleren of je tot de doelgroep behoort;
• gegevens over toegang tot en gebruik van het Platform;
• vrijwillig opgegeven interesses en voorkeuren;
• communicatie met Onderwijspas;
• technische gegevens, zoals IP-adres, browser-, apparaat-, login- en loggegevens, voor zover deze daadwerkelijk worden verwerkt.

Onderwijsorganisaties

Van contactpersonen bij onderwijsorganisaties kunnen wij onder meer verwerken:

• naam;
• functie;
• zakelijke contactgegevens;
• organisatiegegevens;
• communicatie en correspondentie;
• gegevens die noodzakelijk zijn voor aanvragen, offertes, overeenkomsten, facturatie en implementatie.

Wanneer een Onderwijsorganisatie persoonsgegevens van medewerkers aan Onderwijspas verstrekt, verwerken wij uitsluitend de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de betreffende dienstverlening en waarvoor een geldige grondslag bestaat.

Partners

Van contactpersonen bij Partners kunnen wij onder meer verwerken:

• naam en functie;
• zakelijke contactgegevens;
• organisatiegegevens;
• informatie over het partnerschap en Aanbod;
• communicatie en correspondentie;
• contract-, facturatie- en administratieve gegevens.

Websitebezoekers en geïnteresseerden

Wanneer je onze website bezoekt, informatie aanvraagt of een formulier invult, kunnen wij onder meer verwerken:

• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer, indien opgegeven;
• organisatie en functie, indien opgegeven;
• jouw aanvraag, bericht of interesse;
• technische website- en cookiegegevens, voor zover van toepassing.

Onderwijspas verwerkt niet meer persoonsgegevens dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor het betreffende doel.

3. Waar krijgen wij persoonsgegevens vandaan?

Wij ontvangen persoonsgegevens meestal rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld wanneer je:

• je registreert;
• een Account gebruikt;
• een formulier invult;
• informatie aanvraagt;
• contact met ons opneemt;
• vrijwillig interesses of voorkeuren opgeeft;
• gebruikmaakt van Onderwijspas.

In bepaalde gevallen ontvangen wij persoonsgegevens van een Onderwijsorganisatie, bijvoorbeeld wanneer deze deelname aan Onderwijspas voor medewerkers mogelijk maakt.

Daarnaast kunnen tijdens het gebruik van onze website en het Platform technische en beveiligingsgegevens ontstaan.

Wanneer wij persoonsgegevens niet rechtstreeks van jou verkrijgen, informeren wij je hierover voor zover de AVG dit vereist. De bron van persoonsgegevens behoort tot de informatie die onder omstandigheden aan betrokkenen moet worden verstrekt. Autoriteit Persoonsgegevens

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor gerechtvaardigde doeleinden en wanneer daarvoor een geldige AVG-grondslag bestaat.

A. Uitvoering van onze dienstverlening

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken om:

• registratie en deelname mogelijk te maken;
• een Account aan te maken en beheren;
• toegang tot Onderwijspas te verzorgen;
• te controleren of iemand tot de doelgroep behoort;
• voordelen en Aanbod beschikbaar te stellen;
• onze dienstverlening uit te voeren;
• vragen en serviceverzoeken af te handelen.

De grondslag kan, afhankelijk van de situatie, de uitvoering van een overeenkomst of het nemen van maatregelen voorafgaand aan een overeenkomst zijn.

B. Samenwerking met onderwijsorganisaties en Partners

Wij verwerken zakelijke contact-, communicatie-, contract- en administratieve gegevens voor onder meer:

• aanvragen en offertes;
• het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten;
• implementatie van Onderwijspas;
• het beheren van samenwerkingen en partnerschappen;
• facturatie en financiële administratie.

Afhankelijk van de verwerking kan de grondslag bestaan uit uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang.

C. Veiligheid, verificatie en misbruikpreventie

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken om:

• deelname te verifiëren;
• accounts en het Platform te beveiligen;
• fraude en misbruik te voorkomen;
• technische problemen te onderzoeken;
• de betrouwbaarheid en integriteit van onze dienstverlening te beschermen.

Afhankelijk van de verwerking baseren wij dit op de uitvoering van een overeenkomst of een gerechtvaardigd belang.

D. Wettelijke en administratieve verplichtingen

Wij verwerken gegevens wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder toepasselijke fiscale en administratieve verplichtingen.

E. Communicatie

Wij kunnen noodzakelijke servicecommunicatie sturen over bijvoorbeeld:

• deelname;
• het Account;
• toegang;
• veiligheid;
• wijzigingen in de dienstverlening;
• relevante wijzigingen in voorwaarden.

Voor nieuwsbrieven, commerciële communicatie en andere vormen van marketing gebruiken wij de daarvoor toepasselijke wettelijke grondslag en vragen wij waar vereist vooraf toestemming.

Wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd, kun je die toestemming op ieder moment intrekken.

5. Interesses en personalisatie

Je kunt binnen onze dienstverlening mogelijk vrijwillig interesses en voorkeuren aangeven.

Deze informatie kan worden gebruikt om het voor jou beschikbare of getoonde Aanbod relevanter te maken.

Wanneer het verstrekken van deze gegevens vrijwillig is, heeft het niet verstrekken ervan geen gevolgen voor je basisdeelname aan Onderwijspas.

Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor de vooraf aangegeven doeleinden.

6. Externe dienstverleners

Voor de uitvoering van onze dienstverlening maakt Onderwijspas gebruik van zorgvuldig geselecteerde externe dienstverleners, waaronder leveranciers van ons digitale loyaltyplatform, hosting en IT-dienstverlening.

Waar noodzakelijk kunnen daarnaast dienstverleners worden ingezet voor bijvoorbeeld communicatie, administratie, financiële dienstverlening en andere ondersteunende bedrijfsprocessen.

Deze externe dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

Wanneer een externe dienstverlener persoonsgegevens uitsluitend in opdracht en volgens instructies van Onderwijspas verwerkt, sluiten wij een verwerkersovereenkomst waarin de wettelijk vereiste afspraken worden vastgelegd.

Daarin worden waar van toepassing afspraken gemaakt over onder meer:

• doel, aard en duur van de verwerking;
• soorten persoonsgegevens;
• vertrouwelijkheid;
• beveiliging;
• subverwerkers;
• datalekken;
• ondersteuning bij privacyrechten;
• bewaren, verwijderen of teruggeven van gegevens na beëindiging van de dienstverlening.

Dit sluit aan bij de eisen die de AVG aan een verwerkersovereenkomst stelt. Autoriteit Persoonsgegevens

7. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Onderwijspas verkoopt of verhuurt persoonsgegevens niet als handelsproduct.

Persoonsgegevens kunnen, wanneer dit noodzakelijk is, worden verstrekt aan of verwerkt door categorieën ontvangers zoals:

• leveranciers van ons digitale loyaltyplatform;
• hosting- en IT-dienstverleners;
• communicatie- en e-maildienstverleners;
• administratieve en financiële dienstverleners;
• professionele adviseurs wanneer dit noodzakelijk is;
• bevoegde overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

De AVG verlangt dat een privacyverklaring informatie geeft over ontvangers of categorieën van ontvangers van persoonsgegevens. Autoriteit Persoonsgegevens

Partners

Partners krijgen niet automatisch toegang tot het deelnemers- of ledenbestand van Onderwijspas.

Wanneer je zelf besluit gebruik te maken van een product, dienst, voordeel of aanbieding van een Partner, kunnen persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de betreffende transactie of dienstverlening.

Wanneer een Partner persoonsgegevens vervolgens voor eigen doeleinden verwerkt, is die Partner daarvoor zelf verantwoordelijk en kan de privacyverklaring van de betreffende Partner van toepassing zijn.

 8. Onderwijsorganisaties en persoonsgegevens

Wanneer een Onderwijsorganisatie deelname aan Onderwijspas mogelijk maakt, kunnen persoonsgegevens tussen de Onderwijsorganisatie en Onderwijspas worden uitgewisseld voor zover dit noodzakelijk is voor de overeengekomen dienstverlening.

De privacyrechtelijke rol van beide partijen wordt bepaald per feitelijke verwerking.

Onderwijspas is daarom niet automatisch voor iedere verwerking de verwerker van de Onderwijsorganisatie.

Wanneer Onderwijspas voor een specifieke verwerking uitsluitend in opdracht en volgens instructies van een Onderwijsorganisatie handelt, worden waar vereist de daarvoor noodzakelijke afspraken gemaakt.

Wanneer Onderwijspas zelf het doel en de essentiële middelen van een verwerking bepaalt, is Onderwijspas voor die verwerking verwerkingsverantwoordelijke.

Deze benadering sluit aan bij het uitgangspunt van de AP dat de feitelijke situatie bepaalt wie verwerkingsverantwoordelijke en wie verwerker is. Autoriteit Persoonsgegevens

9. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Onderwijspas bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of anderszins noodzakelijk is.

Bij het bepalen van bewaartermijnen houden wij onder meer rekening met:

• de duur van deelname of een Overeenkomst;
• het doel waarvoor gegevens zijn verzameld;
• administratieve afwikkeling;
• wettelijke fiscale en administratieve bewaarplichten;
• mogelijke klachten, claims of geschillen;
• beveiliging en fraudepreventie.

Voor financiële en fiscale administratie hanteren wij de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.

Wanneer persoonsgegevens uitsluitend op basis van toestemming voor een bepaald doel worden verwerkt, stoppen wij die verwerking na intrekking van de toestemming, tenzij een andere geldige grondslag verdere verwerking of bewaring rechtvaardigt.

Beëindiging van deelname of een Account betekent daarom niet automatisch dat alle persoonsgegevens onmiddellijk worden verwijderd.

De AVG kent geen algemene vaste bewaartermijn voor alle persoonsgegevens. De termijn moet worden afgestemd op het doel en eventuele andere wettelijke verplichtingen. Autoriteit Persoonsgegevens

10. Beveiliging

Onderwijspas neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onder meer:

• verlies;
• onbevoegde toegang;
• ongeoorloofde wijziging;
• onrechtmatige verwerking;
• ongeoorloofde verstrekking.

Bij het inschakelen van externe dienstverleners beoordelen wij waar vereist of zij voldoende waarborgen bieden voor een passende bescherming van persoonsgegevens.

Wanneer sprake is van een verwerkersrelatie worden afspraken gemaakt over onder andere beveiliging, vertrouwelijkheid, datalekken, subverwerkers en ondersteuning bij privacyrechten. De verwerkingsverantwoordelijke blijft ook bij uitbesteding verantwoordelijk voor de verwerking. Autoriteit Persoonsgegevens

Onderwijspas doet geen verdergaande garanties over specifieke technische infrastructuur, hostinglocaties, certificeringen of beveiligingsmethoden van leveranciers dan voor zover deze daadwerkelijk en aantoonbaar van toepassing zijn.

11. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt of doorgegeven, zorgen wij — voor zover Onderwijspas daarvoor verantwoordelijk is — dat hiervoor een geldige doorgiftegrondslag en de vereiste passende waarborgen bestaan.

Wij beoordelen dit mede aan de hand van de feitelijke dienstverlening en de door onze leveranciers en eventuele subverwerkers gebruikte infrastructuur.

Informatie over doorgiften buiten de EER behoort tot de informatie die een verwerkingsverantwoordelijke waar van toepassing in de privacy-informatie moet opnemen. Autoriteit Persoonsgegevens

12. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website en digitale dienstverlening kunnen cookies en vergelijkbare technieken gebruiken.

Deze kunnen onder andere noodzakelijk zijn voor:

• het functioneren van de website;
• beveiliging;
• sessie- en accountfunctionaliteit;
• het onthouden van instellingen;
• analyse van het gebruik van onze website, voor zover toegepast.

Voor cookies en technieken waarvoor wettelijk toestemming nodig is, vragen wij vooraf toestemming.

Welke cookies en vergelijkbare technieken daadwerkelijk worden gebruikt, voor welk doel en hoe je jouw voorkeuren kunt beheren, staat in de afzonderlijke Cookieverklaring van Onderwijspas.

13. Geautomatiseerde besluitvorming

Onderwijspas neemt geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor personen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, voor zover dit overeenkomt met de feitelijke inrichting van onze dienstverlening.

Indien dit in de toekomst verandert, passen wij deze Privacyverklaring aan en verstrekken wij de informatie die de AVG daarvoor vereist.

Informatie over geautomatiseerde besluitvorming en profilering moet waar daarvan sprake is onderdeel zijn van de privacy-informatie. Autoriteit Persoonsgegevens

14. Jouw privacyrechten

Afhankelijk van de situatie heb je onder de AVG onder meer het recht om:

• jouw persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• persoonsgegevens over te dragen wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is;
• toestemming in te trekken wanneer een verwerking daarop is gebaseerd.

Deze rechten zijn niet in iedere situatie onbeperkt van toepassing.

Een privacyverzoek kun je indienen via:

info@onderwijspas.nl

Vermeld bij voorkeur “Privacyverzoek” in het onderwerp.

Onderwijspas reageert in beginsel binnen één maand. Wanneer een verzoek complex is of sprake is van meerdere verzoeken, kan deze termijn onder de voorwaarden van de AVG worden verlengd. Je wordt daarvan binnen de eerste maand op de hoogte gesteld. Autoriteit Persoonsgegevens

Wanneer dat noodzakelijk is om je identiteit vast te stellen, kunnen wij om aanvullende informatie vragen. Wij vragen daarbij niet meer gegevens dan redelijkerwijs noodzakelijk is.

15. Direct marketing

Wanneer je commerciële elektronische communicatie van Onderwijspas ontvangt, kun je je daarvoor op ieder moment afmelden via de beschikbare afmeldmogelijkheid of door contact met ons op te nemen.

Het intrekken van toestemming voor marketing heeft geen gevolgen voor noodzakelijke servicecommunicatie die verband houdt met bijvoorbeeld jouw Account, deelname, veiligheid of uitvoering van onze dienstverlening.

16. Minderjarigen

Onderwijspas richt haar deelname en dienstverlening op onderwijsprofessionals en zakelijke contactpersonen en niet op minderjarigen.

Een voordeel of Aanbod kan mogelijk ook relevant zijn voor het gezin van een Onderwijsprofessional. Dit betekent niet dat minderjarigen daardoor zelfstandig deelnemer van Onderwijspas worden.

Wanneer wij constateren dat zonder geldige grondslag persoonsgegevens van een minderjarige zijn verzameld, treffen wij passende maatregelen.

17. Wijzigingen

Onderwijspas kan deze Privacyverklaring aanpassen wanneer bijvoorbeeld onze dienstverlening, gegevensverwerkingen, leveranciers, technische inrichting of toepasselijke wet- en regelgeving verandert.

De meest actuele versie wordt op onze website gepubliceerd.

Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij betrokkenen waar dit volgens de AVG of andere toepasselijke wetgeving vereist is.

Bovenaan deze Privacyverklaring staat de datum van de meest recente versie.

18. Vragen en klachten

Heb je vragen over privacy of over de verwerking van jouw persoonsgegevens?

Neem dan contact op met:

Stichting Onderwijspas
E-mail: info@onderwijspas.nl

Wij proberen vragen of klachten graag eerst samen op te lossen.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.